Автоматизация отчетности от калькулятора к К50:BI. Кейс агентства Hiclick

Кейс HiClick - это история, как модифицировалась агентская отчётность от калькулятора (буквально) до автоматизированной отчётности, собранной в K50:BI.

Для агентства важной задачей является соблюдение KPI. Но чем больше становится клиентов, тем сложнее уследить, насколько качественно ведётся каждый из них.

Задача агентства Hiclick

Основные клиенты агентства Hiclick - это автодилеры. Это сегмент, в котором очень много стандартов, один из них – транслирование рекламной кампании на протяжении установленного рекламного периода, а для этого необходимо равномерное распределение бюджета в рамках рекламного периода. Чтобы расход был примерно одинаковым, специалисты проверяют рекламные кампании каждый день и, при необходимости, корректируют ставки. 

Конечно же, когда у одного специалиста целый пул проектов, это занимает очень много времени, которое можно задействовать на повышение эффективности этих же РК.

В связи с этим данную задачу агентство решило автоматизировать.

Эволюция подхода

v0.1 alpha

На самом старте работы, когда агентство работало с небольшим количеством проектов, первым инструментом был калькулятор. Загружая каждый аккаунт, специалист считал плановый ежедневный расход вручную.

 v1.0 beta

С ростом количества проектов такой мониторинг занимал всё больше и больше времени. Тогда агентство перешло на автоматизацию подручными средствами, а именно с помощью MS Excel. Создавались файлы со списком проектов, для каждого из них задавались формулы расчёта расхода за текущий день на основе введённых данных, а именно: количество дней до конца РК, остаток бюджета, расход бюджета за текущий день (день проверки)

Выглядело это примерно так:

v2.0 K50:BI

Отчёт, разработанный в К50, выглядит следующим образом:

Как с отчётом работают сотрудники агентства?

1.

Если РК запущена на постоянной основе, то для контроля просматриваются данные за последние 1-2 дня.

Если плановый расход отклоняется от фактического менее, чем на 50 рублей, то ставки не корректируются. Также на этом шаге во внимание берутся кол-во трафика и CPC.

Если всё в норме - просматривается следующий клиент.

Если, например, расход примерно равен плановому, а CPC резко вырос на фоне снижения трафика - это является сигналом для более глубокой проверки РК.

2.

Если специалист видит скачки расхода изо дня в день, то увеличивает интервал до недели, чтобы понять, стоит ли корректировать ставки или вносить изменения в РК.

3.

Бывают ситуации, когда средний дневной расход в течение недели примерно равен плановому расходу в текущий день, в таком случае никаких изменений вносить не стоит.

Что под капотом?

Источники данных:

  • Статистика Яндекс.Директ из 91-го аккаунта
  • Остатки бюджетов по аккаунтам
  • CSV-файл с датами окончания РК и именами специалистов.

Между собой все источники связаны и содержат информацию по расходам и аккаунтам, о менеджерах и дате окончания РК.

Расчёт планового расхода осуществляется следующим образом:

  1. Сначала считается сколько осталось дней до окончания РК.
  2. В случае, если значение больше нуля, то производится расчёт на основе следующих данных:

Почему именно так?

Так как при расчёте учитывается текущий день (день проверки РК) , то необходимо брать в расчёт как остаток средств на аккаунте, так и расход за этот день.

С какими проблемами столкнулись на этапе внедрения и как их решали:

  1. На текущий момент в K50:BI нельзя получить дату окончания РК, именно поэтому пришлось завести гугл-таблицу и подгрузить её в качестве источника данных.
    Однако такой подход добавляет человеческий фактор, из-за чего данные в таблице могут терять свою актуальность.
  2. Из-за большого количества аккаунтов визуализация данных занимает продолжительное время. Чтобы решить данную проблему, были созданы отдельные листы для каждого специалиста. Количество одновременно загружаемых данных уменьшилось, что позволило сократить и время загрузки виджетов.
  3. Агентству было важным возможность задавать двойную сортировку в таблицах. В начале работы с К50:BI такой возможности не было.
    Однако через некоторое время К50 реализовали возможность двойной сортировки, что упростило агентству жизнь.

К чему привело внедрение автоматизации отчётности через К50?

Все данные о клиентах собраны в одном месте, что позволяет строить отчёты в нужных срезах.

Менеджеры в любое время суток могут быстро проконтролировать расход по клиентам, а освободившееся время использовать для оптимизации рекламных кампаний.

Дарья Тарасенко
Дарья
Тарасенко
Специалист по автоматизации и развитию Hiclick
После полноценного внедрения BI-мониторинга в работу, каждый из специалистов стал экономить около 7-8 часов в месяц, а это целый рабочий день! А таких специалистов 7. Таким образом, ежемесячная экономия для агентства составляет не менее 49 человеко-часов.

Хотите такие результаты?

Свяжитесь с нами для обсуждения проекта по улучшению ваших бизнес показателей +7 (495)565-30-31

Получайте новости первыми!

Подпишитесь на рассылку и получайте первыми
новости о сервисах К50 и мероприятиях