Hiclick: внедрили автоматизацию клиентской отчётности для рекламного агентства

Для агентства важной задачей является соблюдение KPI. Но чем больше становится клиентов, тем сложнее уследить, насколько качественно ведётся каждый из них.

Задача агентства Hiclick

Основные клиенты агентства Hiclick - это автодилеры. Это сегмент, в котором очень много стандартов, один из них – транслирование рекламной кампании на протяжении установленного рекламного периода, а для этого необходимо равномерное распределение бюджета в рамках рекламного периода. Чтобы расход был примерно одинаковым, специалисты проверяют рекламные кампании каждый день и, при необходимости, корректируют ставки. 

Конечно же, когда у одного специалиста целый пул проектов, это занимает очень много времени, которое можно задействовать на повышение эффективности этих же РК.

В связи с этим данную задачу агентство решило автоматизировать.

Эволюция подхода

v0.1 alpha

На самом старте работы, когда агентство работало с небольшим количеством проектов, первым инструментом был калькулятор. Загружая каждый аккаунт, специалист считал плановый ежедневный расход вручную.

 v1.0 beta

С ростом количества проектов такой мониторинг занимал всё больше и больше времени. Тогда агентство перешло на автоматизацию подручными средствами, а именно с помощью MS Excel. Создавались файлы со списком проектов, для каждого из них задавались формулы расчёта расхода за текущий день на основе введённых данных, а именно: количество дней до конца РК, остаток бюджета, расход бюджета за текущий день (день проверки)

Выглядело это примерно так:

v2.0 K50:BI

Отчёт, разработанный в К50, выглядит следующим образом:

Как с отчётом работают сотрудники агентства?

1.

Если РК запущена на постоянной основе, то для контроля просматриваются данные за последние 1-2 дня.

Если плановый расход отклоняется от фактического менее, чем на 50 рублей, то ставки не корректируются. Также на этом шаге во внимание берутся кол-во трафика и CPC.

Если всё в норме - просматривается следующий клиент.

Если, например, расход примерно равен плановому, а CPC резко вырос на фоне снижения трафика - это является сигналом для более глубокой проверки РК.

2.

Если специалист видит скачки расхода изо дня в день, то увеличивает интервал до недели, чтобы понять, стоит ли корректировать ставки или вносить изменения в РК.

3.

Бывают ситуации, когда средний дневной расход в течение недели примерно равен плановому расходу в текущий день, в таком случае никаких изменений вносить не стоит.

Что под капотом?

Источники данных:

• Статистика Яндекс.Директ из 91-го аккаунта
• Остатки бюджетов по аккаунтам
• CSV-файл с датами окончания РК и именами специалистов.

Между собой все источники связаны и содержат информацию по расходам и аккаунтам, о менеджерах и дате окончания РК.

Расчёт планового расхода осуществляется следующим образом:

1. Сначала считается сколько осталось дней до окончания РК.
2. В случае, если значение больше нуля, то производится расчёт на основе следующих данных:

Почему именно так?

Так как при расчёте учитывается текущий день (день проверки РК) , то необходимо брать в расчёт как остаток средств на аккаунте, так и расход за этот день.

С какими проблемами столкнулись на этапе внедрения и как их решали:

1. На текущий момент в K50:BI нельзя получить дату окончания РК, именно поэтому пришлось завести гугл-таблицу и подгрузить её в качестве источника данных.
   Однако такой подход добавляет человеческий фактор, из-за чего данные в таблице могут терять свою актуальность.
2. Из-за большого количества аккаунтов визуализация данных занимает продолжительное время. Чтобы решить данную проблему, были созданы отдельные листы для каждого специалиста. Количество одновременно загружаемых данных уменьшилось, что позволило сократить и время загрузки виджетов.
3. Агентству было важным возможность задавать двойную сортировку в таблицах. В начале работы с К50:BI такой возможности не было.
   Однако через некоторое время К50 реализовали возможность двойной сортировки, что упростило агентству жизнь.

К чему привело внедрение автоматизации отчётности через К50?

Все данные о клиентах собраны в одном месте, что позволяет строить отчёты в нужных срезах.

Менеджеры в любое время суток могут быстро проконтролировать расход по клиентам, а освободившееся время использовать для оптимизации рекламных кампаний.

Отзыв клиента

Над проектом работали